La dirección integrada de proyectos tiene como finalidad controlar tres elementos básicos para el éxito del proyecto: calidad, tiempo y coste. Si bien cada uno de estos elementos se encuentran relacionados, en el presente artículo se tratará en profundidad únicamente uno de ellos el coste.
Uno de los aspectos más importantes para garantizar el control económico de los proyectos, que es el conocimiento y la información a tiempo real del estado de los trabajos y su proyección de cierre (previsión de liquidación), es el requerimiento imprescindible que el equipo de dirección y / o de gestión tenga asumido e interiorizado el presupuesto de la obra y el detalle de medición como un documento más del proyecto.
Otro aspecto importante a la hora de realizar el control económico de los proyectos, es el modo como se contratan los servicios de dirección y gestión de obra. Es habitual que el Promotor contrate una Gestión de la Obra independiente a la Dirección de obra. Esta situación puede generar alguna "tensión" con el equipo de Dirección cuando se afectan soluciones constructivas, que se modifican y que normalmente son una concesión, digamos estética, del proyecto, ya que la mala gestión de los extras o mejoras, sea por acuerdos no satisfactorios o por falta de conocimiento del presupuesto, puede repercutir en cambios no deseados e incluso en una mala ejecución.
Una mala gestión del coste genera una falta de control económico que se manifiesta nuevamente con "tensión" entre el Gestor y el Constructor, que de rebote puede alterar la normal relación entre la Dirección de obra y los contratistas, por encontrarse ésta en medio de una situación que también afecta en calidad y en tiempo los trabajos. Mantener el equilibrio con el Constructor pero teniendo presente que el Cliente no debe asumir importes y acuerdos sensiblemente fuera de los precios de mercado, es necesario y productivo para el buen desarrollo de los trabajos.
Esta Gestión de la Obra "externa", entendiendo por externa el hecho de que no la realice el equipo de Dirección de Obra, debería contar siempre con la máxima complicidad del equipo de dirección de obra, ya que el objetivo común de todos es el mismo. Esta gestión se ha de entender remando en el mismo sentido y sumando esfuerzos con la dirección de la obra y no en contra o al margen de esta.
Sin duda, un primer paso para garantizar el éxito futuro, es que el equipo de gestión y / o dirección durante la obra haya supervisado la mayor parte de los documentos anexos del proyecto, y en especial presupuesto y mediciones. Esto lleva implícito un cierto grado de gestión de proyecto que la situación económica actual hace aún más recomendable.
Retomando el hilo inicial, dar la información con criterio y rigor, partiendo de la base del conocimiento, genera a su vez seguridad al cliente. Se pueden afrontar cambios y modificaciones, ya sean mejoras o extras, con la total garantía y confianza de saber la repercusión en el conjunto del coste para poder tomar las decisiones necesarias.
Del mismo modo que la Visita de Obra no la habría de conducir el Constructor, tampoco las riendas del control económico deben recaer en este agente, ya que de esta manera se pierde inmediatamente el conocimiento previo y la seguridad en la previsión. Es la misma exigencia continua de la necesidad de anticiparse al desarrollo de los trabajos durante el proceso de ejecución.
No tengo ninguna duda de que un mayor gasto inicial por parte del Cliente en fase de proyecto, contratando la gestión de proyecto al equipo de dirección integrada de proyectos del mismo, desde el estudio de ratios, pasando por la gestión de la contratación y dando continuidad con la gestión y / o dirección de obra se compensa sobradamente en la liquidación final de los trabajos.
Con todo lo comentado no se debe creer que el aspecto económico prima sobre los otros dos, calidad y tiempo, sino entenderlo como una condición necesaria pero no suficiente, ya que cada proyecto tiene sus condicionantes y particularidades que hacen que la relación entre calidad - tiempo - coste varíe, así sin una correcta gestión de las tres variables es improbable un éxito global y una consecución completa de los objetivos previstos con el Cliente.